Email-Workflow mit Zero Inbox

Produktiv, stressfrei und motivierend

Ich nutze schon lange “Zero Inbox” als Workflow für meine Email-Postfächer. Die Idee dahinter ist, wie der Name schon andeutet, den Posteingang des Mailprogramms leer zu halten und nicht als Aufgabenliste, Archiv oder ähnliches zu nutzen.

Was bringt mir Zero Inbox?

Ein Nutzen, den ich ganz praktisch finde, ist meine gesteigerte Produktivität bei der Bearbeitung von Emails. Ich kann mich fokussiert um die neuen, ankommenden Mails kümmern und sehe keine alten Mails, die seit Tagen, Wochen, Jahren im Posteingang gammeln und rufen “Hey, ich bin auch noch da”. Mit ein paar Anlaufschwierigkeiten zu Beginn ist es mir mittlerweile gelungen, die Zeit für die reine Emailverarbeitung von 2-3 auf ca. 1h pro Tag zu reduzieren. Noch dazu bietet es mir eine saubere Trennung zwischen Emails und Aufgaben/To-Do’s.

Rückblickend aber viel spannender: Ich habe keinen Stress mehr mit Emails. Ich weiß wo ich was finde und wie der Status ist. Dazu ist es mehrmals täglich ein gutes Gefühl, das letzte Mail aus dem Posteingang zu verschieben oder zu löschen. Das motiviert mich für die nachfolgenden Aufgaben.

Mein Workflow zu Zero Inbox

Um möglichst effizient durchzukommen, habe ich zwei Rahmenbedingungen etabliert:

• Push-Notifications und automatischer Emailabruf sind auf allen Geräten deaktiviert, d.h. Mails werden nur abgerufen, wenn ich das Mailprogramm oder die Mail-App öffne. Das hat einen einfachen Grund: ICH möchte entscheiden und die Kontrolle haben, wann ich Mails lese und mich nicht von Popups, Tönen oder Vibrationen ablenken lassen. Ich rufe meine Emails ca. alle 2-4h ab, wenn ich andere Tätigkeiten abgeschlossen habe.
• Archiv-Struktur: Es gibt keine mehr. Ich nutze seit Jahren nur noch einen Ordner: “Archiv”. Dieser umfasst per Stand heute 12.627 Mails. Über die Suchfunktion finde ich alles, was ich benötige und das schneller als in den Ordnerstrukturen, die ich mir früher aufgebaut habe.
• Bis auf ein paar Ausnahmen habe ich die meisten Newsletter abbestellt. Bei Blogs nutze ich RSS um von neuen Beiträgen zu erfahren.

Wenn ich nun meine Emails abrufe, prüfe und verarbeite ich alle eingehenden Mails:

1. Werbung, Unwichtiges: wird sofort gelöscht
2. Wichtige Informationen: lese ich und verschiebe sie in den Archiv-Ordner
3. Mails, die schnell zu bearbeiten/beantworten sind: arbeite ich sofort ab
4. Mails, die mehr Zeit benötigen oder andere Tasks beinhalten, leite ich an mein Aufgabenmanagement (meine To-Do-Liste) weiter und verschiebe das Mail ins Archiv oder lösche es.
5. Mails, die Aufgaben für andere beinhalten oder andere besser lösen können, leite ich weiter und archiviere oder lösche sie dann. Ich nutze kaum Nachverfolgungen. Wenn, dann als Task in meiner Todo-Liste. Aber keine Markierungen, Fähnchen oder sonst etwas im Mailprogramm.

Voilà, der Posteingang ist leer. Das kostet mich meist 5-15 Minuten. Ohne Emailstress, dafür mit dem guten Gefühl, etwas effizient geschafft zu haben.