Prozesse – das unsichtbare Fundament

“Ein starkes Fundament ist unsichtbar, aber es hält alles zusammen.” - Richard Seidl

Heute möchte ich mal auf die unsung Heroes der Projektarbeit schauen – den Prozessen. Ja, richtig gehört. Total öde, oder? Aber ohne brauchbare Prozesse ist jedes Projekt wie ein Kartenhaus. Ein kleiner Stoß und alles fällt zusammen.

Was aber nicht heißt, dass wir viele schwergewichtige Prozesse benötigen. Ganz im Gegenteil. Ich bin kein Freund von aufgeblasenen Prozessmodellen, die ohne Hirn und Verstand einfach umgesetzt werden. Denn das führt dazu, dass Dinge gemacht werden, ohne je die Sinnhaftigkeit dafür zu bewerten oder zu hinterfragen.

Ich glaube nicht, dass eine hohe Prozessqualität bedeutet, alles bis ins kleinste Detail zu regeln. Es geht vielmehr darum, den Rahmen so zu stecken, dass innerhalb dieses Rahmens kreativ und effizient gearbeitet werden kann. Prozesse sind nicht dazu da, uns einzuschränken, sondern uns Freiräume zu schaffen, in denen wir unser Bestes geben können.

Und hier kommt Mut ins Spiel. Denn es erfordert Mut, alte Zöpfe abzuschneiden und neue Wege zu gehen. Mut, zu sagen: “Wir probieren das jetzt mal anders.” Experimente zu wagen. Aber auch zu sagen: “Nein, bleibt so”. Denn ständig alles neu zu machen und zu verändern, erzeugt mehr Frust als Begeisterung. Das ist eine Gratwanderung.

Best Practices überall

Aber wie kommt man nun zu brauchbaren Prozessen? Hier kommen die Prozessmodelle wieder ins Spiel. Aber statt einfach eines zu übernehmen, sehe ich diese Vielzahl gerne wie ein großes Buffett, von dem ich mir nehmen kann, was mir gefällt, was zum Team passt und was uns hilft, effektiv zusammenzuarbeiten. Tja und andere Dinge bleiben auf dem Buffett liegen. Intuitiv machen das ja viele so. Ich kenne kaum Unternehmen, die Scrum, PRINCE2 oder V-Modell in vollständiger Reinform nutzen. Häufig ist es sogar ein Mischmasch aus mehreren Modellen.

Das Problem dabei: Die Vorgaben sind andere. Denn als Prozessrahmen für Teams und Unternehmen werden gerne komplette Modelle reingenommen, die dann halt nicht so gelebt werden. Viel besser wäre es doch, wenn die Vorgaben der gelebten Praxis entsprächen.

Die eigenen Prozesse

Der Weg dahin ist eigentlich simpel. Denn dafür haben wir seit vielen Jahren ein Werkzeug in unserem Methodenkoffer: Die Retrospektive. Mit ihr kann ich die Bedürfnisse und Vorstellungen des Teams an die Oberfläche holen, die es für gute Zusammenarbeit und Erreichen des Outcomes benötigt. Ich kann Schwachstellen in den Prozessen finden und verbessern, alte entfernen und neue schaffen. Für ein individuelles Prozessfundament, damit das Team performen kann. Regelmäßig durchgeführt passt sich so die Prozesswelt an, wird stabiler, vertrauter und bildet einen guten Rahmen für das Projekt.

In diesem Sinne, auf ein gutes Fundament!